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소프트웨어 자산관리
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정보센터 > 소프트웨어 자산관리
  • I. 소프트웨어 자산관리의 정의
  • 1. 소프트웨어와 소프트웨어 자산
  • 소프트웨어는 비즈니스 가치의 지속적 증대에 기여하는 자산의 일환이다. 소프트웨어 자산은 다음을 포함한다.
    • 소프트웨어 사용권 (무형자산. 일반적인 판매 소프트웨어)
    • 소프트웨어 소유권 (무형자산. 주로 사내 개발 소프트웨어)
    • 소프트웨어 설치나 배포에 필요한 미디어(CD)와 설치된 소프트웨어 (유형자산)
    자산관리국제표준인 ISO/IEC 19770-1 에서는 소프트웨어 자산관리(SAM, Software Asset Management)를 “조직 내 소프트웨어 자산의 효율적인 관리, 통제, 보호”라고 정의한다. 또한 영국 OGC의 IT서비스 관리방법인 ITIL(IT Infrastructure Library)에서는 SAM을 “한 조직이 보유한 소프트웨어 자산을 라이프사이클 전체 단계에 걸쳐 효과적으로 관리, 통제, 보호하는데 필요한 모든 인프라스트럭처 및 프로세스”로 정의하고 있다.다시 말하면, 소프트웨어 자산관리는 소프트웨어의 구매부터 사후관리, 폐기에 이르기까 지 SW와 관련하여 이루어지는 모든 과정을 말하며, 이는 조직 내 SW 자산의 효과적인 관리, 통제, 보호를 위해 필요한 것으로 요약할 수 있다.
  • 2. 소프트웨어 자산의 위험요소
  • 소프트웨어 자산은 일반적인 유형자산과 구별되는 여러 가지 특징이 있고 이로 인해 발생할 수 있는 위험 요소들이 있다. 위험요소는 다음과 같다.
  • 1. 라이선스 없이도 사용할 수 있음
    • 소프트웨어는 그 특성상 구매하지 않아도 복제하거나 설치하고 사용할 수 있다. 따라서 기업이 임직원의 소프트웨어 설치 현황을 적절하게 파악하고 관리하지 않으면 불법으로 사용되는 것을 막을 수 없다.
    • 실수로 혹은 속아서 위조 소프트웨어를 구매하는 경우도 있다. 해외에서는 이런 사고가 빈번하게 발생하며 국내에서도 일부 사례가 보고되고 있으므로 주의해야 한다.
  • 2. 라이선스 증거의 분실 가능성이 있음
    • 라이선스 자체는 눈에 보이지 않는 무형자산이며 이를 유형으로 표현한 것은 문서(계약서)나 전자적인 형태(이메일, 웹)로 제공된다.
    • 그렇기 때문에 관리자나 경영진의 입장에서는 라이선스가 중요하다. 반면 사용자 입장에서는 눈에 보이지 않는 라이선스 자체보다 눈에 보이고 만질 수 있는 CD 등의 미디어를 더 중요하게 여길 수 밖에 없다.
    • 결국 적절하게 관리되지 않으면 미디어 만을 보관하려고 하는 직원들로 인해 분실의위험이 있다. 만일 분실 후 저작권사로부터 라이선스 증명을 받지 못하면 그 자산은 없는 것이 된다.
  • 3. 라이선스 조건의 위반 가능성이 있음
    • 계약서나 라이선스 증서에 기록되어 있는 사용조건은 길고 복잡하기 때문에 사용자는 그 내용을 검토하지 않으려고 한다. 결국 사용조건을 정확하게 인지하지 못하고 무의식적으로 위반하게 된다.
    • 소프트웨어를 제대로 관리하지 못해서 사용범위를 넘어서 사용할 수도 있다. 예를들어 10개의 라이선스를 구입했는데 직원들이 설치와 삭제를 반복하다 보니 어느 순간 11개의 소프트웨어가 설치되어 있는 경우이다.
    • 일부러 라이선스 조건을 위반한 것이 아니더라도 이는 결과적으로는 라이선스 위반이 되기 때문에, 최대한 주의를 기울여 관리하고 통제할 책임은 기업에게 있다. 특히 SW 저작권 위반행위는 행위자인 임직원 이외에 이익귀속의 주체인 단체나 사업주까지 처벌하는 양벌규정이 적용되므로 기업은 늘 위험에 노출되어 있다.
  • Ⅱ. 소프트웨어 자산관리의 필요성
  • 1. 소프트웨어 관리의 목적
  • 소프트웨어를 관리하는 이유는 소프트웨어 자산의 위험요소를 파악하고 대비하기 위한 것이다. 효율적인 소프트웨어 자산관리 체계를 확립하면 소프트웨어 관리 비용이 절감되고 시스템을 안정적으로 운영할 수 있으며 업무 효율이 증대된다. 따라서 소프트웨어 자산관리에 소요되는 비용은 조직이 직면한 수많은 소프트웨어 관련 위험을 관리하기 위한 필수 지출로 보아야 한다.
    SAM 구축의 필요성은 다음과 같다.
    • 편리한 운영과 관리 : 비관리대상 프로그램, 바이러스, 패치와 업데이트 부족으로 인한 보안문제로부터 관리의 편의성 제공
    • 재무적 보안성 : 적절한 SAM 계획을 적용하여 예상치 못했던 라이선스 비용에 대한 재무적 보안성 제공
    • 낭비와 중복투자와같은 비용 낭비요소 제거 : 보유하고 있으나 사용하지 않는 소프트웨어 정보를 적절히 제공함으로써 비용낭비 가능성 감소
    • 적절한 라이선스 구매 : 적절한 SAM계획에 따른 필요한 라이선스의 구매 지원
    • 도덕적 자유 : 적절한 소프트웨어 사용을 통해 전체 직원들의 도덕적 자유 지원
    • 신뢰성 : 소프트웨어 라이선스 방침이 없어서 발생할 수 있는 법적 신뢰성 문제를 차단하고, 조직의 브랜드 가치의 저하 방지
    • 미래 가치 : SAM을 통해 비즈니스에 필요한 소프트웨어 구매 계획을 보다 명확하게 지원
    • 기업 지배구조 : 소프트웨어 위험성을 식별하고 통제함으로써 기업 지배구조 확립을 지원
  • 2. 소프트웨어 자산관리의 효과
  • 소프트웨어 자산관리 효과는 크게 기업위기관리 측면과 비용절감 측면, 기업의 경쟁력측면에서 다뤄볼 수 있다.
  • 가) 기업위기관리
    - 잘못된 소프트웨어 관리로 발생할 수 있는 IT 서비스 중단이나 품질저하를 예방할 수 있다.
    - 소프트웨어 자체가 갖고 있는 리스크로 인해 발생할 수 있는 여러 가지 문제점 (예:저작권법 위반) 등 법적인 문제를 예방할 수 있다.
    - 법적인 문제가 발생하는 경우 우려되는 IT부서의 신뢰 훼손을 감소시키며, 가장 큰 문제인 대외적 기업이미지 손상을 예방하게 된다.
    - 문제발생으로 인해 예상하지 못한 경제적 파급이 일어나며 이를 해결하기 위해 담당자의 업무량이 과다하게 증가하고 다른 업무들이 지연될 가능성을 예방한다.
  • 나) 비용절감
    - 지속적으로 관리하고 예측함으로 인해 기업의 수요를 미리 파악할 수 있어, 상대적으로 벤더와는 유리한 가격 협상을 할 수 있다. 또 협상에 따르는 시간과 비용을 감소시킨다.
    - 실제 업무에 대해 분석하고 필요한 소프트웨어와 불필요한 소프트웨어를 구분하여 부족하거나 과하지 않은 적정 수준의 소프트웨어 수량을 파악할 있다. 결과적으로 이를 통해 꼭 필요한 소프트웨만을 선택하고 구입하게 되므로 구매•유지보수 비용을 절감하게 된다.
    - 소프트웨어를 포함하는 IT 예산을 책정할 수 있게 되어 재무통제가 개선된다.
    - 문제발생 시 신속한 대처를 통해 문제해결 비용을 줄일 수 있다.
  • 다) 기업 경쟁력 강화
    - 정보의 가용성이 높아져 질 높은 의사결정을 지원할 수 있다.
               
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